Jedna malá firma zjistila, že každý měsíc zbytečně vyplácí několik tisíc korun na software, který nikdo ani nepoužíval. Jak vám tento příběh může pomoci s vašimi vlastními náklady na software? V dnešní digitální době je každá koruna, kterou můžete ušetřit, cenná, a optimalizace nákladů na software hraje klíčovou roli ve finančním zdraví každé organizace.

Zkuste vzít v potaz, kolik různých softwarových licencí se ve vaší společnosti nachází. Možná máte licencované programy, které jste kdysi používali, ale dnes už je nepotřebujete. Audit softwaru je nezbytným krokem pro identifikaci těchto zbytečných nákladů. A co víc, zrušením nepotřebných licencí nejen ušetříte, ale také zjednodušíte správu IT a zredukujete potenciální bezpečnostní rizika.

Proč audit softwaru?

Audit softwaru vám umožní získat přehled o aktuálním stavu všech vaší softwarové výbavy. Jakmile začnete, uvědomíte si, že některé programy jsou staré, neaktualizované a často i zbytečné. Například, když jeden účetní software přestal splňovat vaše potřeby, jen ztěžkl ve firemní struktuře. V takových chvílích si můžete položit otázku: “OPravdu potřebujeme platit za program, který nikdo nepoužívá?”

Tento krok může být poněkud obtížný, zvlášť pokud ve firmě panuje strach z nedostatku technologií. Najednou si uvědomíte, že mnozí zaměstnanci si uchovávají staré nástroje, na které jsou zvyklí, a snaží se vyhnout novinkám. Ačkoliv je to přirozené, pochopení toho, co skutečně potřebujete, je nezbytné. Je zásadní mít na paměti, že software, který už nikoho nezajímá, neznamená jen finanční zátěž, ale i bezpečnostní riziko, protože staré programy, které nejsou aktualizovány, mohou být vystaveny útokům.

V rámci auditu se zajímejte nejen o finanční aspekty, ale i o to, jak software obstarává různé funkce. Jakmile budete mít jasno, co máte k dispozici a co se skutečně používá, můžete přistoupit k dalšímu kroku. Vyhodnocení každé licence a jejího skutečného využití může odhalit překvapivé výsledky.

Jak provést efektivní audit softwaru

První a nejdůležitější krok je sestavit seznam všech používaných programů a jejich licencí. Využití nástrojů jako jsou GenAI vám může pomoci zautomatizovat tento proces a rychle analyzovat data. Například můžete použít ChatGPT k rychlému vyhledání informací o tom, který software je klíčový pro daný úsek vašeho podnikání. Tímto způsobem ušetříte čas a získáte aktuální doporučení.

Dalším způsobem optimalizace procesů je zapojení zaměstnanců do posouzení, které programy skutečně používají. Někdy se může stát, že z dílny zůstane nevyužitý software, který je perfektní, ale nikdo o něm nemá povědomí. Motivování týmů, aby sdílely názory na různá softwarová řešení, vám může poskytnout cenné poznatky. Ale pozor, může se objevit také “ale… moment,” kdy se ukáže, že někteří zaměstnanci mají odpor k novým technologiím a nechtějí přecházet na pokročilejší řešení.

Jakmile máte všechny potřebné informace, vyhodnoťte, kdo a jak využívá jednotlivé programy. Zaměřte se na faktory jako frekvence používání, efektivita a potřeby. Následně můžete zrušit nebo přehodnotit licence, které jsou nevyužívané. Ušetřené peníze pak můžete investovat do vzdělávání vašich zaměstnanců, třeba v oblasti AI technologií. Můžete zvažovat kurzy, které jim ukáží, jak využít umělou inteligenci pro zefektivnění jejich práce.

Výsledkem tohoto procesu by měl být nejenom čistší software ve vaší firmě, ale i zajištění bezpečnosti a zvyšování výkonnosti díky novým znalostem. Práce s licencemi je podstatná, a pokud máte zaměstnance, kteří se zahazují s přeplněnými licencemi, je načase je motivovat k dalšímu vzdělávání.

Pokud vás zajímá, jak můžete umělou inteligenci efektivně využít v práci, doporučuji vám navštívit kurz Využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání. Tento kurz vám pomůže pochopit, jak AI může přispět k optimalizaci a efektivnímu řízení vašich každodenních úkolů.

Pro lepší pochopení AI technologií v souvislosti s vaším pracovním prostředím doporučuji také Online školení: Praktické využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání nebo Online školení: Začněte programovat s AI za 16 hodin, které pro vás mohou být inspirací. Nezapomeňte, že znalosti se vždy promítají do produktivity a efektivity.