Mnozí z nás si ani neuvědomují, kolik citlivých údajů a informací denně spravujeme. V malých firmách to může být pouhá architektura peněženky s de facto přístupem k firemním datům, ale v větších organizacích je situace daleko komplexnější. Jak důležité je správně nastavit přístupová práva a oprávnění? Zkreslené údaje o úniku informací ukazují, že více než 60 % firem zažilo nějaký formu incidentu spojeného s neautorizovaným přístupem. Bez řádně nastaveného systému takové situaci nikdo jen tak nezabrání.

Každá organizace má své specifické potřeby. Tyto potřeby se projevují v způsobu, jakým lidé pracují, jakým komunikují a jak přistupují k datům. Vytvoření systému správy přístupových práv a oprávnění není časově náročné, ale je důležité. Začněme s cíli. Naším cílem je zajistit, aby měli uživatelé přístup pouze k těm datům, která potřebují k práci. Tento princip se nazývá „princíp nejmenšího oprávnění“. Tímto způsobem minimalizujeme riziko úniku informací a zajišťujeme, že citlivé údaje zůstanou v bezpečí.

Představte si scénář, kdy nedávno jedno malé IT studio zjistilo, že při revizi uživatelských oprávnění objevilo, že bývalý zaměstnanec měl stále přístup k citlivým údajům týkajícím se projektů, na kterých již nepůsobil. Jak k tomu došlo? Organizace neřešila odstraňování přístupů systematicky, což vedlo k několika potenciálním riskům. Abychom se podobným situacím vyhnuli, přistoupíme nyní k probíraným problémům a jejich řešením.

Nastavení struktury a politiky přístupových práv

Klíčovým prvním krokem je jasně definovaná struktura organizace a podmínky, za kterých se budou přístupy udělovat. Každý zaměstnanec by měl mít jasno o svých rolích. Jakmile si určíte jednotlivé role, můžete sestavit základní matice přístupových oprávnění. Jakmile dostanete jasný obrázek o tom, co kdo potřebuje, definujte politiku. Stanovte, za jakých podmínek a jakým způsobem získávají noví zaměstnanci přístup. Jakékoli změny musí projít schvalovacím procesem.

Mezi různými systémy správy přístupových práv se v poslední době stále více objevují moderní nástroje vyžívající umělou inteligenci. Technologie jako ChatGPT nebo podobné nástroje GenAI umožňují automatizaci procesů, které dříve vyžadovaly mnoho času a odbornosti. Můžete například využít chatbota, který by byl schopen vyhodnotit, zda má nový zaměstnanec potřebná oprávnění nebo ne, což výrazně usnadňuje a zrychluje celý proces.

Ale nesmíme zapomínat na to, že každý systém vyžaduje pravidelnou revizi. Pro každý systém je nutné nastavit pravidla pro přezkum a auditování uživatelských rolí a jejich oprávnění. Jakmile dojde k změnám v týmu, tyto úpravy musí být provedeny okamžitě. Složitost ale nesmí překročit únosnou míru. Inteligentní přístupy mohou usnadnit analýzu toho, jak se oprávnění vyvíjí a mění vzhledem k aktuálním pracovním rolím.

Technologie jako spojenci v oblasti správy práv

V dnešním digitálním světě není možné mít efektivní správu přístupových práv bez použití technologií. Naštěstí se na trhu objevuje celá řada nástrojů, které usnadňují sledování a auditování přístupových práv. Vnější služby, které se specializují na ochranu dat a přístupových práv, nabízejí řešení, jež automatizují hodnocení uživatelských rolí, a to i ve spojení s moderními nástroji jako jsou AI asistenti.

Tyto technologie dokážou nejen identifikovat, kdo má k čemu přístup, ale také poskytnout doporučení, jak přístupy optimalizovat na základě chování uživatelů a trendy v organizaci. S nárůstem kybernetických útoků je klíčově důležité mít pevně nastavený systém, který vám pomůže ochránit nejen data, ale také pověst vaší společnosti. Asistenti založené na AI mohou přinést podrobnosti o tom, jaké oprávnění je nadbytečné, a doporučit, co lze zrušit.

Ale dost příležitostí k náhodnému přístupu! Mnohdy organizace spoléhají na tradiční bezpečnostní metody, které postrádají moderní přístupy. Co se stane, když se rozšíří citlivá data a nikdo neví, jak se jim bránit? Je zřejmé, že vzdělávání a informovanost zaměstnanců se stávají nezbytnými. I když technologie usnadňují správu oprávnění, lidský faktor hraje zásadní roli v ochraně citlivých údajů. Vzdělávání personalistů o přístupových právech je proto klíčovým prvkem celého systému.

Přístupová práva a oprávnění nejsou jen záležitostí IT oddělení; každý zaměstnanec by měl znát základy a rizika. Když si pracovníci osvojí a používají správné praktiky, celá organizace je o to bezpečnější. Je důležité, aby organizace investovaly do pravidelných školení, která informují zaměstnance o metodách a strategiích, jak ochránit citlivá data a přístupová práva. V rámci tohoto vzdělávání je mnoho příležitostí pro seberozvoj.

Což takhle zaregistrovat se na školení, které vám pomůže pochopit, jak správně využít umělou inteligenci ve vaší práci? Doporučuji vyzkoušet kursy jako Využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání, nebo Online školení: Praktické využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání. Tyto kurzy vás na cestě k efektivní správě přístupových práv a oprávnění skvěle nasměrují.