Představte si situaci, kdy se faktura z maloobchodního dodavatele objeví ve vaší emailové schránce a po stisknutí jednoho tlačítka je v databázi vašeho účetnictví. Zní to jako scéna z fikce? Nikoliv. Technologie umělé inteligence (AI) a optického rozpoznávání znaků (OCR) dnes tvoří praktický nástroj pro zefektivnění administrativních procesů mnoha firem. Proces zpracování faktur je obvykle časově náročný, zahrnuje lidskou chybu a často bývá neefektivní. Přitom právě tento typ práce může být důležitý pro úsporu času a peněz. Pojďme se podívat, jak na to.

Jak funguje automatizované zpracování faktur

Začněme tím, co přesně jsou nástroje AI a OCR. OCR se stará o převod tištěného textu na digitální formát. Prostřednictvím AI pak dokážeme analyzovat tyto informace a automatizovaně s nimi pracovat. To znamená, že systém pro zpracování faktur dokáže skenovat dokumenty, rozpoznat potřebné údaje a přímo je vložit do účetního softwaru. Uživatelé tak nejen uleví svým pracovníkům od rutinní práce, ale rovněž minimalizují riziko chyby, které může vzniknout při ručním zadávání údajů.

Představme si firmu, která měsíčně zpracovává stovky faktur. Místo ručního přepisování dat do systému může zakoupit software, který s pomocí OCR automaticky nasnímá a převede každou fakturu na digitální podobu. AI poté určí, které pole obsahuje jakou informaci – číslo faktury, datum, částku a dodavatele. To vše se provádí během několika sekund, což šetří notnou dávku času a lidských sil.

Přínosy využití AI a OCR v praxi

Radikálně zrychlený proces zpracování je jedním z hlavních přínosů. Firmy, které nasazují tyto technologie, uvádějí snížení doby zpracování faktur až o 80 procent. To znamená, že pracovníci se mohou věnovat kreativnějším činnostem namísto toho, aby seděli nad papíry a vyhledávali v nich potřebné údaje. Snížení chybovosti je dalším nesmírně významným faktorem. Lidské opomenutí má obrovský dopad na finance firmy, zatímco AI a OCR dokážou eliminovat většinu těchto chyb.

Ale pozor! Pokud si myslíte, že stačí jen nainstalovat software a čekat na zázraky, opak je pravdou. V praxi se můžete setkat s problémy jako je nedostatečné zaučení systému nebo situacemi, kdy rozpoznávání písma selhává, zejména u špatně čitelných faktur. Tyto momenty ukazují, že i s moderními technologiemi je třeba mít určité znalosti a schopnosti pro jejich efektivní využití.

Rovněž se vyplatí mít na paměti, že nejen technologie, ale i procesy v organizaci se musí přizpůsobit novinkám. Jakmile zavedete systém pro automatizaci, může se vyskytnout potřeba proškolit zaměstnance, jak s novými nástroji pracovat. Klíčovým krokem je tedy volba vhodného školení, které pomůže ovládnout nejen technologie, ale i metodiku práce s nimi.

To, co jste se dozvěděli, je jen špička ledovce. Znalosti týkající se automatického zpracování faktur znamenají, že se můžete pohybovat v oblasti s vysokou přidanou hodnotou, kterou firmy dnes vyhledávají. Jak můžete rozšířit své dovednosti a znalosti právě v této oblasti? Co kdybyste se naučili, jak efektivně implementovat AI techniky do vašeho pracovního prostředí?

Vyzkoušejte si některé z následujících školení, která vám mohou poskytnout cenné nástroje pro úspěšné využití umělé inteligence ve vaší oblasti. Každé z těchto školení vám otevře dveře k novým znalostem a dovednostem, které vám pomohou získat výhodu v dynamickém pracovním prostředí.

Využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání je školení, které vám poskytne potřebné základy a tipy pro praktické využití AI ve vašem každodenním pracovním životě. S online verzí Praktické využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání nebo kurzem Začněte programovat s AI za 16 hodin budete mít možnost zasvětit se více do tajů umělé inteligence. Pro ty, kteří pracují v nákupu a logistice, je zde školení Jak řídit nákup a logistiku v digitální éře. A pokud byste se chtěli orientovat v oblasti kyberbezpečnosti, neváhejte se podívat na kurz Kyberbezpečnost pro zaměstnance.

Jak vidíte, s vhodnými nástroji a znalostmi můžete nejen zefektivnit zpracování faktur, ale také posunout svou kariéru na novou úroveň. Učte se a rozvíjejte své dovednosti, abyste mohli čelit novým výzvám.