Každou chvíli se na trhu objeví nový startup, který slibuje revoluci. Víte, že průměrný čas potřebný k onboardingu nového klienta může dosahovat až několika týdnů? A to nejen pro přípravy smluv, ale i pro zasílání zásadních materiálů. Přitom si mnozí ze zaměstnanců myslí, že to je běžná praxe, kterou se není třeba zabývat. Co když vám ale můžeme ukázat, jak to udělat jinak?

Automatizace onboardingu klientů může zefektivnit procesy a ušetřit cenný čas nejen vám, ale především vašim klientům. Buďte si jisti, že každý detail, od zaslání smlouvy po přivítání nového klienta do vašeho systému, lze v dnešní době udělat mnohem moderněji a efektivněji. Přemýšlejte o tom jako o máte svůj recept na úspěch, jen potřebujete najít správné ingredience, abyste ho zoptimalizovali.

Přínos automatizace v onboarding procesu

Představte si, že máte nové klienty, kteří se těší na nabízené služby, ale místo aby byl jejich onboarding příjemný a rychlý, čekají na vás, až dokončíte administrativu. To je frustrující jak pro vás, tak pro ně. Automatizace vám přináší klíčovou výhodu v tom, že odstraňuje všechny zbytečné prodlevy. Jak to funguje? Nemusíte se již potýkat s ručním zasíláním smluv a dokumentů. Můžete využít nástroje jako je ChatGPT.

S jeho pomocí můžete automaticky generovat personalizované e-maily se smlouvami a materiály. Stačí si přichystat základní šablony a ChatGPT dokáže na základě klientských dat vyplnit detaily a zaslat hotový e-mail s přílohami během několika málo minut. Nezní to jako ideální situace? Nejenže šetříte čas, ale také vkládáte do procesu moderní technologie, které dokládají, že jste profesionální a připravení na spolupráci.

Psychologie hraje koncovou roli – když vidíte, že vše probíhá hladce a efektivně, zvyšuje to důvěru klienta ve vaše služby. Ale pozor, každý systém má svá úskalí. Automatizace vyžaduje dostatečné úvodní nastavení a otestování. Jakmile si to ale nastavíte, bude vše fungovat téměř samo. Je důležité mít na paměti jedno: i když směrem k automatizaci pokročíte, stále bude zapotřebí lidského dotyku. Klienti ocení, když zjistí, že se o ně skutečně zajímáte.

Technologie jako společník na cestě

Zde přichází na řadu další výhoda – využití technologií jako GenAI. Uvědomte si, že řešení, která dnes nabízí trh, vám mohou zefektivnit procesy tak, jak jste dosud vůbec nemuseli přemýšlet. Například telefonní aplikace nebo chatbot, který vede nového klienta onboardingem. Co byste řekli na to, kdyby váš klient mohl v reálném čase klást dotazy a dostávat okamžité odpovědi na standardní a časté otázky?

Vytvořením takového virtuálního asistenta, který v reálném čase preferuje odpovědi z databáze, šetříte nejen čas, ale především energii, která by jinak byla věnována na to, abyste odpovídali znovu a znovu na stejné dotazy. Klienti ocení, že mají možnost se informovat i mimo vaši pracovní dobu. Nicméně vše má své „ale…“ Automatizace sice zefektivní vaši práci, ale přesto je zapotřebí pravidelného školení týmu, aby rozuměl, jak těchto nástrojů správně využívat a měl dobré povědomí o nových technologiích.

Pochopení těchto aspektů a schopnost adaptovat se na změny jsou pro podniky nezbytné. Bez tohoto povědomí můžete snadno skončit na vedlejší koleji v rychlém závodě o klienty. I vy jste zodpovědní za to, aby váš tým byl vždy na vrcholu znalostí a dovedností.

Když se rozhodnete posunout ve vzdělávání, zvažte například Využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání. Tento kurz vám ukáže, jak efektivně implementovat moderní technologie do vašeho podnikání.

Nezapomeňte, že žádný systém není dokonalý hned na poprvé. V procesu zavádění nových technologií se nevyhnete chybám, ale právě to vás posune dál. Správně nastavená automatizace dokáže ročně ušetřit desítky – někdy stovky pracovních hodin, které můžete investovat do důležitějších projektů.

Pokud se chcete naučit, jak tyto technologie implementovat do vašeho týmu, doporučuji vám i kurz Online školení: Praktické využití umělé inteligence (AI) zaměstnání.

Důsledně vzdělávejte svůj tým a mějte na paměti, že technologický pokrok by měl sloužit jako nástroj pro výkon a efektivitu. Tak, jděte do toho, zhodnoťte, jak můžete svůj onboarding zlepšit a mějte úspěch v podpoře nových klientů.