Představte si situaci, kdy se vám na e-mailu hromadí desítky objednávek. Každá z nich obsahuje důležité údaje, které potřebujete rychle zpracovat. Přitom každé kliknutí na „Odpovědět“ či „Přeposlat“ zbytečně zdržuje vaši práci. Zní to povědomě? Spousta firem se potýká s podobným problémem. V dnešní digitální době si ale můžete výrazně ulehčit práci pomocí automatizace přenosu dat z e-mailových objednávek do vašeho interního systému.

Automatizování tohoto procesu vám ušetří nejen čas, ale i náklady, které byste jinak museli vynaložit na manuální zpracování. Jenže jak na to? Ukážeme si konkrétní kroky a nástroje, které vám pomohou převést e-mailové objednávky do strukturovaných dat, se kterými se dá dále pracovat.

Jak začít s automatizací

Nejdříve si ujasněte, jaký systém používáte pro správu objednávek. Může to být cokoliv od jednoduchého tabulkového editoru po komplexní ERP systém. Následně budete potřebovat nějaký nástroj, který vám umožní automatizovat příjem a zpracování dat z e-mailu. Jedním z takových nástrojů je umělá inteligence, zejména GenAI, která vám dokáže zpracovat a uložit e-mailem zaslané informace, ať už se jedná o jména zákazníků, adresy nebo produkty.

Chcete-li toho dosáhnout, můžete například využít API (rozhraní pro programování aplikací), které umožňuje vašemu systému komunikovat s e-mailovým klientem. Takto se můžete vyhnout zdlouhavému ručnímu přepisování. Pokud nemáte dokonalé znalosti programování, nebojte se, moderní platformy nabízejí uživatelsky přívětivá rozhraní, kde zvládnete nastavit automatizační procesy i bez technického zázemí.

Důležité je také přemýšlet o bezpečnosti dat. E-maily mohou obsahovat citlivé informace, a proto je dobré mít zajištěnou ochranu. Například pomocí šifrování můžete chránit data, když je odesíláte do interního systému. Pamatujte, že i zde se vyplatí vzdělávat. Bezpečnost dat je v dnešní době na prvním místě. Když znáte rizika a způsoby, jak se jim bránit, vaše firma může klidně spát.

Praktické přínosy automatizace

Možná už získáváte představu, jaké výhody automatizace přináší. Pokud například každý den dostáváte 50 objednávek, představte si, kolik času strávíte ručním zadáváním fakturačních údajů do systému. Důležité je také reálně posoudit, co všechno díky automatizaci získáte. Ušetřené hodiny můžete investovat do strategičtějších činností, jako je například rozvoj vztahů se zákazníky nebo optimalizace marketingových kampaní.

Ale… co když vaše e-mailové objednávky mají různou strukturu a formát? Co když se pár objednávek ztratí nebo nejsou zadány správně? Takové situace jsou časté. Při automatizaci je důležité neustále sledovat a kontrolovat, zda vše funguje tak, jak má. Proto je pro správu a vyhodnocení procesů dobré mít zavedené pravidelné audity a zpětnou vazbu od týmu, který se s e-maily a objednávkami denně setkává.

Pokud už dnes víte, že automatizace přenosu dat z e-mailových objednávek není jinačí než gumový míček v ruce, který stále odrážíte, chtějte po něm více. Spojte se se zdroji, které vám pomohou pochopit, jak automatizaci správně nastavit a využít jejích plného potenciálu.

Zamyslete se také nad tím, jak zvýšit efektivitu zpracování dat. Například, když máte zavedený systém automatického odpovídání na objednávky, můžete zákazníky informovat o stavu jejich objednávky okamžitě, aniž byste na to museli myslet.

Jestliže vás tento článek zaujal a chcete se dozvědět více, doporučuji při nejbližší příležitosti zvážit některý z kurzů na téma umělé inteligence. Například kurz Využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání nebo Online školení: Praktické využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání vám pomůže rozšířit vaše znalosti a dovednosti. Dalšími možnostmi jsou Online školení: Začněte programovat s AI za 16 hodin nebo Jak řídit nákup a logistiku v digitální éře, které vám pomohou v rámci automatizace a datové analytiky. Zkuste to, důležité je naučit se správně pracovat s dostupnými nástroji tak, abyste se stali úspěšnějšími a efektivnějšími nejen ve svém podnikání, ale i v kariéře jako celku.