Zajímalo vás někdy, jak běžní pracovníci denně zvládají komunikaci s týmy napříč různými časovými zónami? Možná jste někdy narazili na situaci, kdy jste kývli na schůzku v 15 hodin, ale díky studenému a únavnému počasí jste se zapomněli podívat na e-maily. Když se nakonec připojíte, všichni už dávno neřeší to, co vás nejvíc zajímalo. A taková nevhodnost v čase dokáže mít značný dopad na výkonnost a morálku celého týmu. Jaké jsou tedy nástroje, které mohou výše zmíněné skutečnosti změnit?
Asynchronní komunikace, i když zní jako náročný koncept, v sobě skrývá podstatně jednodušší strukturu. To, co dříve v pracovním prostředí vyžadovalo sdružení lidí na jednom místě ve stejnou dobu, se dnes stává každodenní záležitostí díky digitálním nástrojům. Programy jako Slack, Trello, nebo Microsoft Teams se staly nedílnou součástí pracovního života. Uživatelé se prostřednictvím těchto platforem mohou spojit a sdílet informace bez ohledu na to, zda sedí na stejném pracovišti, nebo se nacházejí na druhé straně světa. Tímto způsobem zmizelo tradiční spojení mezi časem a místem ve prospěch volnějších možností komunikace.
Ve firmách, které se i přesto snaží implementovat asynchronní komunikaci, může nastat problém: jak koordinovat úkoly v prostředí, kde každý pracuje z jiného časového pásma? Například společnost s týmem rozprostřeným od Astany po New York se snaží přijít na to, jak efektivně rozdělit pracovní zátěž. Právě zde přicházejí do hry nástroje umělé inteligence, které mohou výrazně usnadnit komunikaci. Například generativní AI, jako je ChatGPT, může poskytnout okamžité odpovědi na zrějící otázky týmu, když potřebují rychlou radu nebo inspiraci pro řešení problému. Nicméně, jakmile se uživatelé dostanou na úroveň, kdy spoléhají na AI místo lidské interakce, začínají se objevovat první „ale“. Jak najít rovnováhu mezi využitím technologie a zachováním osobního spojení?
V jedné společnosti se rozhodli, že zavedou pravidelná virtuální setkání ve formátu “show and tell”, kde si zaměstnanci mohou navzájem představit své projekty a nápady. Využívají platformu Zoom pro setkání, ale pro sdílení informací se obracejí na Trello, kde si každý pracovník může plánovat úkoly a sledovat pokrok. Tímto způsobem všichni v týmu mohou v každém okamžiku vidět, na čem kdo pracuje, a vyměňovat si názory i mimo schůzky. Jenže co když se objeví komplikace, jako je například nedostatečná komunikace o termínech? K tomu, aby se pracovníci naučili efektivněji využívat tyto nástroje, je důležité věnovat čas vzdělávání.
V domácnosti, kde několik rodinných členů pracuje na různých projektech, se může asynchronní práce jevit jako obrovská výhoda. Ovšem, jak poznamenal jeden odborník na digitální komunikaci, klíčem k úspěchu je efektivní sdílení informací. Nástroje jako Google Docs umožňují uživatelům pracovat na stejném dokumentu v různých časech, fotografovat, primárně v reálném čase, a tím obohacovat výstupy svými myšlenkami a vizemi. Ale co se stane, když je tento dokument přeplněný nápady, a nikdo nezůstává na kontaktu, aby si vyjasnil, co je skutečně důležité? Je to vytváření chaosu, a běžný pracovní den se rychle stává složitým labyrintem.
Na konci dne je asynchronní komunikace mocným nástrojem, který podpoří spolupráci – pokud se samozřejmě uživatelé nezapomenou zabývat pravidelným vzděláváním a rozvojem svých schopností. Je důležité mít na paměti, že i když digitální nástroje mohou zjednodušit komunikaci, kompetence a dovednosti v oblasti využívání těchto nástrojů přicházejí až s praxí a pokročilým vzěláváním.
Pokud chcete získat více znalostí o tom, jak umělá inteligence může zefektivnit vaši práci, zvažte přihlášení na školení, které vám nabízí relevantní informace o jeho využití v zaměstnání. Doporučuji kurz: Využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání, nebo se podívejte na možnost Online školení: Praktické využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání. Uči se, jak nezůstat pozadu ve světě, kde komunikace a spolupráce hrají čím dál tím více důležitou roli.
