Když se z úřadu dostanete k informacím během několika sekund díky konverzačnímu botovi, cítíte se jako na galaxii daleko v budoucnosti. Představte si situaci, kdy místo čekání na odpověď od úředníka stačí položit otázku chatbota a během několika chvil obdržíte přesnou odpověď. Tato revoluční změna se dnes stává realitou a nejen ve sféře technologií, ale i v každodenním životě občanů. Určitě vás napadlo, jaké výhody chatboti přinášejí veřejné správě a jak mohou zefektivnit komunikaci mezi úřady a občany.

Integrace chatbotů do veřejných institucí přináší četné výhody. Například Městský úřad v Brně se rozhodl implementovat chatbot “Brňák”, který pomáhá občanům s dotazy ohledně různých služeb – od zpoplatnění odpadů po rezervace schůzek. Uživatelům stačí jednoduché dotazy a chatbot je schopen odpovědět na většinu z nich, což výrazně zkracuje čas strávený na úřadech. Tato služba se stala tak populární, že v prvním měsíci provozu bot vyřídil více než 5000 dotazů a ušetřil tím víc než 2000 hodin práce úředníků.

Když mluvíme o otázkách, které se občané často pletou nebo mají problém je správně formulovat, chatboty se projedou těmito neurčitými situacemi hladce. Uživatelé tak nemusí procházet složitými formuláři či instrukcemi. Ale co se stane v situacích, kdy chatbot narazí na dotaz, který neumí zpracovat? V tom momentě nastává “ale…” situace, která dává prostor pro další vzdělávání a zlepšování funkcí chatbota.

Některé úřady se již naučily, že klíčem k úspěchu chatbotů je jejich neustálé vylepšování a adaptace na aktuální dotazy. Například vyhodnocováním rozhovorů určili úředníci, které otázky chatbot nezvládne, a následně na ně přidali odpovědi. Tímto způsobem se chatbot stává chytřejším a schopnějším nejen v řešení dotazů, ale také v podávání důležitých informací, které lidé ocení. Chatboty tak neplní jen roli asistenta, ale stávají se průvodci ve složitém světě úředního papírování.

Dalším významným přínosem využití chatbotů je možnost zkvalitnit spolupráci mezi jednotlivými úřady. Výsledkem je propojení dat a informací, čímž se zabraňuje duplicitní práci a zvyšuje se celková transparentnost. Když jednotlivé městské části spolupracují prostřednictvím chatbotů, může se stát, že občan dostane na otázky týkající se více než jednoho úřadu komplexní odpověď. Například dotaz ohledně povolení k výstavbě, kdy se kombinují informace z odboru výstavby a životního prostředí, čímž dochází k efektivnějšímu vyřizování žádostí.

Ale všechno má své limity. Uživatelé, kteří se rozhodnou spoléhat pouze na chatbota, by mohli vynechat velmi důležité informace, které nejsou automatizovány. V některých případech je osobní interakce nedocenitelná, zejména při složitějších záležitostech, jako jsou právní problémy nebo stížnosti. To vytváří prostor pro zavedení školení jak pro úředníky, tak pro občany, aby se s novými technologiemi učili pracovat efektivně.

Pokud se cítíte, že máte na srdci otázky ohledně využití umělé inteligence a chatbotů v úřadech, je dobré se podívat na vzdělávací kurzy, které vám nabídnou lean a praktický pohled na tuto problematiku. Například Využití umělé inteligence (AI) v zaměstnání je kurz, který poskytuje znalosti o moderních technologických trendech a jejich integraci do pracovního prostředí.

Chatboti rozhodně nejsou bezchybní a zdá se, že cesta k dokonalosti je stále otevřená. Nicméně, pokud úřady dokážou správně integrovat nové technologie a neustále se přizpůsobovat potřebám občanů, mohou se chatboty stát nejen pomocníky, ale i vítaným spojencem v řešení každodenních problémů.

Pokud vás toto téma zajímá, a chcete se dozvědět více o praktickém využití umělé inteligence v různých oblastech, doporučujeme kurz AI pro obce, kde se zaměříte na konkrétní aplikace umělé inteligence přizpůsobené potřebám veřejného sektoru.